A adesão à Ata de Registro de Preços de outro órgão está prevista no artigo 8º. Do Decreto 3.931, alterado pelo Decreto 4.342:
“Artigo 8º - A Ata de Registro de Preços, durante sua vigência, poderá ser utilizada por qualquer órgão ou entidade da Administração que não tenha participado do certame licitatório mediante prévia consulta ao órgão gerenciador, desde que devidamente comprovada a vantagem.
§ 1º - Os órgãos e entidades que não participaram do registro de preços, quando desejarem fazer uso da Ata de Registro de Preços, deverão manifestar seu interesse junto ao órgão gerenciador da Ata, para que este indique os possíveis fornecedores e respectivos preços a serem praticados, obedecida a ordem de classificação.
§ 2º - Caberá ao fornecedor beneficiário da Ata de Registro de Preços, observadas as condições nela estabelecidas, optar pela aceitação ou não do fornecimento, independentemente dos quantitativos registrados em Ata, desde que este fornecimento não prejudique as obrigações anteriormente assumidas.
§ 3º - As aquisições ou contratações adicionais a que se refere este artigo não poderão exceder, por órgão ou entidade, a cem por cento dos quantitativos registrados na Ata de Registro de Preços.”
O órgão público, antes de iniciar nova licitação, poderá tentar aderir à ata de registro de preços de outro órgão da Administração, poupando um novo procedimento licitatório e agilizando a contratação.
A adesão é comumente chamada de “carona”, pois aproveitam todo o certame realizado por outro órgão, ou seja, usa o registro de preços sem maiores custos e de forma bem mais simplória.
Entretanto,s de pegar “carona”, o órgão interessado deve observar alguns requisitos para o procedimento de adesão.
Primeiramente, deverá juntar aos autos o seu interesse na adesão, de forma fundamentada demonstrando a vantagem – em contrapartida à abertura de procedimento licitatório, assim como realizar consulta ao órgão gerenciador da ata a qual pretende aderir, solicitando sua anuência.
Se a adesão se confirmar vantajosa, deve a Administração assinar Ato de Colaboração junto com o órgão gerenciador e o fornecedor, do qual deverá constar a qualificação dos órgãos e do fornecedor, a qualificação e quantificação dos itens a serem adquiridos, a forma e prazo de entrega, forma de devolução de produtos inadequados ou com defeitos, procedimento para aplicação de multas ao contratado.
É necessária, ainda, a aceitação do fornecedor (empresa que se sagrou vencedora do certame).
Por se tratar de órgão não-participante fica impossibilitado de alterar as condições estabelecidas na ARP (Ata de Registro de Preços). Outro fator importante é a quantidade a ser adquirida, pois deve respeitar o disposto no supracitado parágrafo 3º, do artigo 8º do Decreto 3931/2001.
Ressalte-se ainda a necessidade demonstração de que possui orçamento para tanto, isto é, deve juntar aos autos a declaração de dotação orçamentária/previsão de recursos orçamentários com a indicação das respectivas rubricas (artigos 7º, parágrafo 2º da Lei 8.666/93, artigo 21, IV do Decreto 3.555/2000 e artigo 30, IV do Decreto 5.450/2005), antes da assinatura do contrato, ou como se verá mais adiante do ato de colaboração, se for o caso.
O TCU determinou a observância de requisitos mínimos a serem atendidos quando da adesão a atas de registro de preços firmadas por outros órgãos. Foram consagrados, no Acórdão 2.764/2010 — Plenário, os seguintes requisitos para procedimentos de adesão a atas:
“- Necessidade de elaborar, em momento prévio à contratação por adesão à ata de registro de preços, termo de caracterização do objeto a ser adquirido, no qual restem indicados o diagnóstico da necessidade e as justificativas da contratação, bem como a demonstração de adequação do objeto em vista do interesse da Administração;
- Dever de realizar pesquisa de preços a fim de atestar a compatibilidade dos valores dos bens a serem adquiridos com os preços de mercado e confirmar a vantagem obtida com o processo de adesão;
- Obrigação de respeitar os termos consignados em ata, especialmente seu quantitativo, sendo manifestamente vedada a contratação por adesão de quantitativo superior ao registrado”.
Com base nesses precedentes do TCU, a elaboração de termo de referência torna-se a principal formalidade a ser atendida por ocasião de adesão a atas de registro de preços, no qual necessariamente deverá constar:
1) Diagnóstico da necessidade administrativa.
2) Caracterização do objeto a ser adquirido.
3) Motivação técnica capaz de justificar a contratação e demonstrar tratar-se da solução mais adequada em vista da necessidade administrativa, sem qualquer direcionamento ou emprego de critério subjetivo.
4) Pesquisa de preços apta a demonstrar a compatibilidade dos valores a serem contratados com aqueles correntes no mercado fornecedor.
5) Motivação da vantagem do procedimento de adesão em vista de eventual instauração de procedimento licitatório específico.
6) Observação da quantidade registrada em ata como limite máximo para a contratação a ser firmada por meio da adesão pretendida.
“É vedada aos órgãos públicos federais a adesão à Ata de Registro de Preços quando a licitação tiver sido realizada pela Administração Pública estadual, municipal ou do Distrito Federal, bem como por entidades paraestatais”
Dessa forma, verifica-se que muitas vezes a adesão ser uma saída inteligente para redução de custos, assim como para tornar mais eficiente o andamento da máquina pública, uma vez que evita todo o procedimento licitatório, privilegiando a celeridade, economia e praticidade.
Fonte: Revista Consultor Jurídico (18 de junho de 2012)
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